Кроме этого сегодня существует множество других концепций таких, как:
- СМК (Система Менеджмента Качества) ISO 9000;
- системы сбалансированных показателей;
- контроллинг;
- “Шесть сигм”;
- проектное управление;
- стратегическое управление;
- реинжиниринг и многие другие.
Вспомним “голубую мечту” любого собственника, упоминаемую ранее в теме “Управление”: бизнес должен работать как часы, это конвейер по производству денег, а значит он должен быть максимально конкурентно- и человеко - независим.
То есть, существует бизнес. Он выполняется некими исполнителями с расходованием ресурсов и прибылью на выходе. Чтобы этот процесс не прекращался в условиях конкуренции, нужно сделать так, чтобы он эффективно (минимум затрат, максимум результат) продолжался (товары или услуги производились и продавались с прибылью) независимо от исполнителей и действий конкурентов.
Именно этому и способствует процессный подход, наличие которого является одним из требований СМК ISO 9000, где даются его определения и описание инструментов.
С определений и начнем.
Итак, согласно ISO 9000: “Бизнес-процесс - это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя”.
Принципиальные замечания к определению:
- Устойчивость означает повторяемость и отличает процесс от проекта.
- Целенаправленность отличает процесс от деятельности, результат от намерения.
- Ценность для потребителя (внутреннего или внешнего) означает, что деятельность, результат которой никому не нужен, не включается в бизнес-процесс и подлежит искоренению по определению.
Как видно из определений, понять процессный подход и внедрить его простому смертному кажется не таким простым делом. Это является причиной появления огромного количества бизнес-консультантов по внедрению процессного подхода в компаниях и подготовке этих компаний к сертификации по ISO 9000.
На самом деле все не так сложно. Давайте для начала переведем на “нормальный” язык определения процесса и дадим еще несколько определений, которые нам понадобятся в этой связи (использованы материалы публикаций Эксперта по ТРИЗ Королёва В.А.).
Процесс - это изменение объекта процесса.
Объект процесса - это то, что изменяется в ходе процесса.
Пример: Процесс “Продавать товар в магазине” - это совокупность действий работников магазина, в результате которых объект (товар) меняет свое состояние с “Товар на складе” на “Товар продан”. Процесс “Продавать товар в магазине” состоит из подпроцессов, например, “Заказывать образцы товара в салон”, “Консультировать покупателя”, “Оформлять документы продажи”, “Получать оплату от покупателя”, “Доставлять товар покупателю” и т.д.
Операция - это воздействие на объект процесса.
Функция - это назначение человека или оборудования для выполнения конкретной операции.
Если на человека возложено выполнение операции, то эта функция называется его функциональной обязанностью.
Пример: Операция “Обслуживать покупателя на кассе”. Функция “Обслуживать покупателя на кассе” является функцией или должностной обязанностью Кассира.
Для выполнения операций (осуществления функций), как правило, требуются ресурсы. К ресурсам относят персонал, помещения, оргтехнику, автомашины, денежные средства и т.д.
Таким образом, в общем виде процесс можно изобразить в виде следующей схемы:
 |
- Отвечает - это тот, кто отвечает за результат процесса или операции (Руководитель).
- Участвует - это тот, кто участвует в выполнении (Исполнитель).
- Информируется - это тот, кто информируется о результатах выполнения операции.
- Выделить бизнес-процессы.
- Описать выделенные бизнес-процессы “как есть”.
- Проанализировать и при необходимости оптимизировать процессы (провести реинжиниринг).
- Описать оптимизированные бизнес-процессы “как должно быть”.
- Внедрить описанные процессы.
Итак, шаг №1 “Выделение бизнес-процессов”.
Процессов в любой фирме много. Описывать нужно не более 10-15, то есть не “опускаться” по иерархии до описания операции “сборщику взять гаечный ключ и завернуть гайку”, чтобы не увязнуть в “процессе описания процессов” на века.
Я бы рекомендовал начать с составления организационной структуры с выделением всех должностей и их взаимной подчиненности, чтобы не “забыть” кого-то при описании.
Организационную структуру можно описать простым текстом в MS-Word, хотя здесь и далее следует помнить, что степень информативности повышается в следующем порядке: текст -> таблица -> схема (диаграмма или блок-схема).
Один из самых удобных вариантов - это создание схемы организационной структуры в MS-Visio, где, кстати, есть удобный Wizard по созданию организационной структуры из файла MS-Excel (Tools -> Add-Ons -> Organization Chart -> Organization Chart Wizard).
После описания организационной структуры переходим к выделению процессов. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы:
- Зачем выполняется действие - цель.
- Кто осуществляется действие - распределение ролей.
- Что используется для выполнения действия - вход (и ресурсы).
- Что производится в результате - выход.
- Когда начинается действие - критерий начала.
- Когда заканчивается - критерий окончания.
На этом же шаге следует описать все ресурсы, используемые компанией в своей деятельности. Сделайте отдельные таблицы для всех ресурсов с указанием количественных характеристик:
- Персонал (должность - количество - режим работы - заработная плата).
- Помещения (офис - склад - площадь - арендная плата).
- Транспорт (модель - количество - тип двигателя - эксплуатационные расходы).
- Оргтехника (подразделение - количество - эксплуатационные расходы).
- И т.д.
- Организационная структура в виде таблицы или схемы.
- Таблицы используемых ресурсов.
- Список процессов вашей организации в виде таблицы со столбцами: Название процесса / Подразделение, участвующее в выполнении / Вход / Выход / Ресурсы, используемые в процессе.
Комментариев нет:
Отправить комментарий